Grundsätzlich ist es möglich, dass eine Person in einem Verein mehrere Vorstandsämter gleichzeitig ausübt, sofern dies nicht durch die Statuten des Vereins ausgeschlossen ist.

Die sogenannte Kumulation von Ämtern kann besonders in kleineren Vereinen sinnvoll sein, wo die Zahl der verfügbaren und engagierten Personen begrenzt ist.

Allerdings ist es wichtig, dass die Vereinsmitglieder diesem Vorgehen zustimmen und es keinen Interessenkonflikt zwischen den Ämtern gibt.

Bei Marc Masselier Treuhand & Informatik beraten wir dich gerne zu den rechtlichen und organisatorischen Aspekten der Vereinsführung und stehen dir bei der Erstellung oder Anpassung der Vereinsstatuten zur Seite, um eine reibungslose und rechtssichere Verwaltung zu gewährleisten.

Ständige oder zeitlich befristete Arbeitsgruppen oder Kommissionen werden für einzelne Aktivitäten oder Themen eingesetzt. Sie können sich aus Vorstandsmitgliedern, Vereinsmitgliedern, Fachleuten oder anderen Personen zusammensetzen.

Sie werden im Auftrag des Vorstands zu einem bestimmten Thema tätig und sie berichten dem Vorstand über die Ergebnisse.

Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen.

Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.

Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.

Beachte, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit sind und damit auch steuerpflichtig als Einkommen für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘500.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden.

Der Vorstand bildet das Exekutivorgan des Vereins. Er ist mit der Geschäftsführung resp. Vereinsführung beauftragt.

Er ist dafür verantwortlich, den Verein entsprechend seinem Zweck zu leiten, die Mittel sinnvoll zu verwenden sowie eine geeignete Organisation sicherzustellen. Er nimmt zudem Führungsaufgaben gegenüber dem Personal wahr.

Sofern ein Betrieb oder eine Geschäftsstelle besteht, beschränkt sich die Führungsaufgabe auf die Entwicklung und Überwachung von strategischen Leitlinien in allen Belangen und auf die direkte Führung der Geschäftsleitung.

Der Vorstand verschafft sich einen Überblick über das Vereinsjahr und plant, welche Aktivitäten wann vorgesehen sind, was regelmässig stattfindet und was neu hinzukommt.

Auch die Termine für die Vorstandssitzungen — allenfalls mit Schwerpunktthemen — können im Jahresplan vorgesehen sein.

In der Regel steht die Mitgliederversammlung im Zentrum der Jahresplanung. Hier werden der Rechnungsabschluss, die Revision und der Jahresbericht sowie das Budget und die Vereinstätigkeiten im kommenden Jahr besprochen.

In Mitgliederversammlungen resp. Vorstandssitzungen gibt immer auch wieder Geschäfte, welche Mitglieder nur zur Kenntnis nehmen müssen.

Es genügt, darüber informiert zu sein. Allfällige spätere Diskussionen oder Beschlüsse (Abstimmungen) finden in späteren Sitzungen statt.

Beispiel: Je nach Statuten nimmt die Mitgliederversammlung das Budget zur Kenntnis oder sie stimmt darüber ab.

Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.

Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.

Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.

Der Vorstand ist gegenüber der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig für das vergangene Jahr. Mit dem Tätigkeitsprogramm für das kommende Jahr zeigt er auf, was geplant ist und wie er gedenkt, die Vereinsmittel einzusetzen.

Dies kann für die Mitglieder auch eine Grundlage für die Wiederwahl des Vorstands sein.

Verantwortlichkeit bedeutet, die Verantwortung zu tragen und einzustehen für das, was man tut oder nicht tut, sowie für die Art und Weise, wie man es tut.

Die Verantwortlichkeit für bestimmte Aufgaben kann jemandem in einem bestimmten Rahmen übertragen werden.

Der Vorstand handelt in seiner Stellung als Organ für den Verein. Seine Handlungen sind verpflichtend für den Verein. Der Vorstand ist für die Geschäftsführung zuständig, er ist berechtigt, diese zu delegieren und sie z.B. an die Geschäftsstelle zu übertragen.

Die Geschäftsstelle handelt dann im Namen und anstelle des Vorstands für den Verein. Ihre Handlungen sind wie diejenigen des Vorstands für den Verein verpflichtend, d.h., sie trägt dafür die Verantwortung.

Ohne andere statutarische Regelung ist jedes Vorstandsmitglied berechtigt, gegen aussen für den Verein aufzutreten und für ihn Verpflichtungen einzugehen.

Der Vorstand führt gemäss Art. 69 ZGB im Auftrag der Mitgliederversammlung die Geschäfte des Vereins, er ist das geschäftsführende Organ. Als Exekutivorgan des Vereins entwickelt er die Strategie des Vereins und setzt diese um.

Er ist verantwortlich für die Erfüllung des Vereinszwecks, für die Zielsetzung und Kontrolle, für die Organisation der Aufgaben oder des Betriebs, für die Beschaffung und Verwendung der Mittel (Finanzen) und für die Erstellung des Berichts inklusive der Rechnung zuhanden der Vereinsversammlung.

Ein Verein kann die Geschäftsführung auch einer Geschäftsstelle oder einem Sekretariat übertragen. In diesem Falle ist der Vorstand für deren Beaufsichtigung zuständig.

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt und ist ihr Rechenschaft (Jahresbericht) schuldig. Seine Aufgaben und Befugnisse sind durch Gesetz, Statuten und Vereinsbeschlüsse definiert.

Es gibt keine gesetzliche Mindestzahl von Vorstandsmitgliedern und keine gesetzlich vorgeschriebenen Ressorts. Die Statuten können hingegen eine Mindest- oder eine Maximalzahl festlegen oder Ämter und Ressorts bestimmen.

In der Regel enthalten die Statuten Bestimmungen darüber, wofür der Vorstand zuständig ist.

Der Vorstand kann sich selbst eine Geschäftsordnung geben oder ein Reglement erstellen. Diese Regelungen müssen in Übereinstimmung mit den Statuten stehen.

Sie beschreiben die Aufgabenteilung und die Kompetenzordnung und erläutern, wer für was zuständig ist.

Sie definieren z. B. die Finanzkompetenz und die Unterschriftenregelung, sie bestimmen, wer Verträge unterzeichnen kann und wer wie viel vom Konto abheben darf.

Mit Eintrag im Handelsregister bleiben diese Regelungen auch gegen aussen wirksam.

Es ist gut, wenn die Arbeiten auf verschiedene Schultern verteilt werden und klar ist, wer im Vorstand welche Aufgaben zu übernehmen hat. Das trägt zu grösserer allgemeinen Zufriedenheit und letztlich zu besseren Arbeit des Vorstandes bei.

Für die Ressortbildung im Vorstand ist die Zustimmung der Mitgliederversammlung nicht nötig.

«Der Vorstand konstituiert sich selber» bedeutet genau das: Der Vorstand kann die Verteilung der Ämter und Aufgaben selber vornehmen.

Es empfiehlt sich, für die Ressortbildung in der Vorstandssitzung genügend Zeit zu reservieren und die Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Jedes Mitglied ist von Gesetzes wegen vom Stimmrecht ausgeschlossen bei der Beschlussfassung über ein Rechtsgeschäft oder einen Rechtsstreit zwischen ihm selber, seinem Ehegatten oder einer in gerader Linie verwandten Person (Grosseltern, Eltern, Kinder, Enkel) und dem Verein.

Darunter fallen etwa Arbeitsverträge, Benutzungsrechte, Miet- und Pachtverträge, Werkverträge sowie Aufträge.

Auch bei der Beschlussfassung über einen Ausschluss und bei der Entlastung der Organe gilt die Ausstandspflicht, nicht aber bei Wahlen.

Zweck dieser Ausstandspflicht ist die Vermeidung von Interessenskonflikten und Befangenheitssituationen.

Ein Verein darf keinen wirtschaftlichen Zweck haben gemäss Art. 68 ZGB

Wenn der Verein dazu dient, den Mitgliedern ihr berufliches Auskommen bzw. einen Teil davon zu ermöglichen, ist dies ein wirtschaftlicher Zweck. Der Verein wird in Bezug auf die Steuern und auf die Haftung bevorzugt behandelt. Eine Umgehung ist deshalb strafbar. In Ihrer Situation ist eine andere Rechtsform zu wählen oder der Verein anders zu organisieren.

Grundsätzlich ist es Vereinen jedoch erlaubt, für die Erfüllung ihrer nichtwirtschaftlichen Ziele Personen zu beschäftigen. Gemäss Art. 68 ZGB müssen jedoch Personen in den Ausstand treten bei Geschäften, die sie selbst, Ehe- und Konkubinatspartner und nahe Angehörige betreffen. Das heisst, Sie könnten in Ihrer Funktion als Vertreterin des Vereins auch deshalb nicht sich selbst bzw. Ihren Partner beauftragen oder sich selber anstellen.

Möglich wäre aber, dass Sie im Vereinszweck eine ideelle oder gemeinnützige Zielsetzung formulieren (z.B. Reduktion der Kosten für betroffene Menschen). Sie können dann Personen suchen, welchen das Angebot für Menschen mit Einschränkungen wichtig ist und die bereit sind, Verantwortung als Vorstandsmitglieder im zu gründenden Verein zu übernehmen. Der Vorstand könnte Sie als vorgesetztes Gremium im Namen des Vereins anstellen oder beauftragen. Sie selbst könnten im Vorstand mit beratender Stimme vertreten sein.

Verwandtschaftliche Beziehungen können im Verein bei der Besetzung des Vorstands, bei der Ausschliessung vom Stimmrecht und bei den Mitgliederkategorien eine Rolle spielen.

Im konkreten Fall kann die Frage berechtigt sein, ob eine Familienvertretung sinnvoll ist oder nicht. Stichworte dazu: Synergien, kurze Informationswege, Machtkonzentration etc.

Letztlich entscheiden die Mitglieder mit der Wahl, ob sie Leute aus der gleichen Familie im Vorstand möchten oder nicht. Zu beachten ist, dass die Ausstandspflicht bei Abstimmungen über Rechtsgeschäfte oder Rechtsstreitigkeiten mit dem Verein gemäss Art. 68 ZGB auch Verwandte betrifft.

Nicht zuletztdeshalb ist es wenig sinnvoll, wenn der Vorstand ausschliesslich oder grossmehrheitlich aus Familienmitgliedern besteht. Eine ordnugnsgemässe Beschlussfassung ist so nicht oder kaum möglich.

Einige Statuten sehen vor, dass ein bestimmter Mindestanteil der Mitglieder anwesend sein muss, damit die Vereinsversammlung gültige Beschlüsse fassen kann.

Auch der Vorstand kann für sich eine Mindestanzahl anwesender Mitglieder und damit seine Beschlussfähigkeit definieren.

Wenn nicht genügend Mitglieder anwesend sind, bleibt oft nichts anderes übrig, als die Versammlung abzubrechen und zu verschieben.

Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch.

Es gibt also keine Verlierer/innen.

Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.

Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“.

Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.

Ähnlich wie beim Bundesrat gilt auch beim Vereinsvorstand das Prinzip der Kollegialität, d. h., es geht darum, als Vorstand gemeinsam für die Interessen des Vereins einzutreten und sich gegenseitig zu unterstützen.

Dazu gehören der kollegiale und loyale Umgang unter den Vorstandsmitgliedern und der Respekt vor dem Beitrag jedes Vorstandsmitglieds, aber auch die nötige sachliche Kritik und die gründliche Diskussion der Geschäfte.

Im Auftritt und bei der Kommunikation von Beschlüssen des Vorstands sollen die einzelnen Vorstandsmitglieder Mehrheitsentscheide loyal vertreten, auch wenn sie der unterlegenen Minderheit angehören.

Das Kollegialitätsprinzip ist die Voraussetzung für das gemeinsame Handeln des Vereins und für die gemeinsam getragene Verantwortung.

Steht in den Statuten «Der Vorstand konstituiert sich selbst.», nimmt der Vorstand die interne Aufgabenteilung und die Ressortzuteilung selbst vor.

Wählt die Vereinsversammlung eine Person als Präsident oder Präsidentin, die übrigen Vorstandsmitglieder jedoch ohne bestimmte Ressorts, können alle Ämter und Aufgaben, ausser dem Präsidium, vom Vorstand selber verteilt werden.

Sehen die Statuten die Wahl von Vorstandsmitgliedern in ein bestimmtes Ressort vor, konstituiert sich der Vorstand nicht selbst.

Die Statuten können vorsehen, dass der Vorstand nicht von der Vereinsversammlung gewählt wird, sondern von einem anderen Organ, z. B. vom Vorstand selbst.

Beruft der Vorstand die neuen Vorstandsmitglieder, nennt man dies Kooptation.

Bestimmen die Statuten nichts anders, können die Mitglieder dich direkt zum Präsidenten wählen.

Konstituiert sich in einem Verein der Vorstand selber, wählt die Mitgliederversammlung eine oder mehrere Personen in den Vorstand. Dieser wählt später in der konstituierenden Sitzung einen Präsidenten aus seinen Reihen.

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt, entweder in einer Gesamtwahl als Gremium oder jedes Vorstandsmitglied einzeln.

Gewisse Statuten sehen vor, dass das Präsidium von der Versammlung einzeln und der übrige Vorstand als Gremium gewählt werden.

Der Vorstand konstituiert sich in diesem Fall mit Ausnahme des Präsidiums selbst, d. h., er nimmt die interne Aufgabenverteilung selber vor (Konstituierung des Vorstands).

Es können je nach Statuten auch Nicht-Vereinsmitglieder in den Vorstand gewählt werden oder aufgrund von Subventionsbestimmungen der öffentlichen Hand Einsitz haben, z. B. wenn die Kinderkrippe von der Gemeinde Zuschüsse bekommt und eine Vertreterin der Gemeinde in den Vorstand delegiert wird (Einsitz von Amtes wegen).

Aktuarin, Aktuar ist die Bezeichnung für dasjenige Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Das Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie die Führung des Archivs oder die Mitgliederverwaltung umfassen.

Mit Beisitzerin, Beisitzer werden Vorstandsmitglieder bezeichnet, die kein spezielles Ressort innehaben, was aber nicht heisst, dass sie keine Aufgaben übernehmen sollen.

Das Präsidium kann auch mit zwei Personen besetzt werden. Wichtig ist eine klare Kompetenzregelung im Zweierteam, d. h. eine Absprache darüber, wer wofür zuständig ist.

Das Co-Präsidium ist auch dann sinnvoll, wenn niemand bereit ist, das Präsidium alleine zu übernehmen. Für Aussenstehende muss klar sein, wer Ansprechperson ist.

Im Verein gibt es weder König noch Königin.

Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.

Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen.

Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.

Hat der Verein mehrere Angestellte, ist es sinnvoll, im Vorstand ein Personalressort einzurichten. Dieses ist für Personalfragen und die Führung einer allfälligen Betriebsleitung zuständig.

Übergeordnete Fragen des Personalwesens müssen vom gesamten Vorstand im Grundsatz genehmigt werden, auch wenn es eine Betriebsleitung gibt: Stellenbudget und Anforderungsprofile, Lohn- und Beförderungsreglemente, Qualifikationsmassnahmen, Urlaubs- und Weiterbildungsregelungen, Unterstellungen, Personalgespräche, Personaladministration inklusive Sozialversicherungen.

Innerhalb dieser Rahmenbedingungen kann die Betriebsleitung ihre Führungsaufgabe gegenüber weiteren Angestellten erfüllen.

Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.

Als Ressorts werden die verschiedenen Ämter im Vorstand bezeichnet, z. B. Präsidium, Aktuariat (Administration, Protokoll), Kassieramt, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit/Werbung, Personalressort, Betrieb, Mitgliederkontakte, Projekte und Anlässe und weitere.

Das Gesetz schreibt keine Ressorts vor, sie können also frei gewählt werden. Ressortverantwortliche berichten dem Gesamtvorstand aus ihren Bereichen, dieser trägt die Gesamtverantwortung. Aufgaben und Kompetenzen der Ressorts werden in einem Reglement (Vorstandsreglement) beschrieben.

Es ist sinnvoll, die Zuteilung von Ressorts nach dem fachlichen Wissen und der Erfahrung der Mitglieder zu richten.

Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern.

Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel.

Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll.

Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.

Aus den Statuten, allenfalls aus dem Handelsregistereintrag, geht die Zeichnungsberechtigung der Vorstandsmitglieder hervor.

Wer über wie viel Geld in welchem Zeitraum selbstständig verfügen oder entsprechende Verpflichtungen eingehen darf, muss zusätzlich in einem Geschäfts- oder Finanzreglement festgelegt werden.

Die Limitierung der Ausgabenkompetenz, z. B. durch Doppelunterschrift oder Vorstandsbeschluss, stellt sicher, dass nur berechtigt Geld vom Konto abgehoben wird.

Die Unterschriftenregelung (Zeichnungsberechtigung, Kompetenzordnung) legt fest, wer für den Verein welche Geschäfte tätigen, für ihn in welchem Betrag Verpflichtungen eingehen und das Post- oder Bankkonto belasten kann.

Grundsätzlich ist gegen aussen jedes Vorstandsmitglied berechtigt, für den Verein zu handeln und ihn zu verpflichten.

Die Unterschriftenregelung wird erst mit dem Eintrag ins Handelsregister gegen aussen wirksam. Die Handelsregisterverordnung verlangt die Bezeichnung der zur Unterschrift berechtigten Personen und die Angabe, ob sie allein oder zu zweit unterzeichnen.

Ist die Vakanz des Präsidiums nicht jahrlang, und bemüht sich der Verein, jemanden für dieses Amt zu suchen, gibt es keine rechtlichen Folgen für den Verein, auch wenn der Vorstand vorübergehend nicht statutengemäss besetzt ist. Es wird ja kaum jemand vor Gericht klagen deswegen.

Sollte der präsidiumslose Zustand allerdings andauern, sollte eine entsprechende Anpassung der Statuten in Erwägung gezogen werden. Dasselbe gilt auch, wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder nicht den Vorgaben in den Statuten entspricht.

Wichtig ist, dass während der Vakanz die Aufgaben im Vorstand gut verteilt werden, nach zeitlichen und inhaltlichen Möglichkeiten und Neigungen. Es sollte eine Ansprechperson nach innen und aussen bestimmt werden (eine Funktion, die ja meist die Präsidentin/der Präsident innehat).

Für die Öffentlichkeit sollte jederzeit klar sein, an wen man sich telefonisch oder schriftlich wenden kann. Selbstverständlich sind auch die Zeichnungsberechtigungen anzupassen.

Die Vakanz kann auch als Chance genutzt werden. Zum Beispiel kann das Amt des zukünftigen Präsidenten oder einer Präsidentin an Attraktivität gewinnen, wenn sich die Aufgaben im Vorstand auf mehrere Schultern verteilt sind. Allenfalls lassen sich Mitglieder für eine punktuelle Unterstützung einsetzen oder man sieht ein Co-Präsidium vor.

Möglicherweise entsteht in der Übergangszeit eine neue Kultur der Zusammenarbeit.

Mit der Vollmacht wird jemand ermächtigt, anstelle einer anderen Person zu handeln. Verpflichtet bleibt aber die Vollmacht erteilende Person, sie ist verantwortlich.

Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, sie kann sich entweder nur auf ein Geschäft beschränken oder sie kann umfassend sein.

Wer die Zeichnungsberechtigung hat, kann für den Verein rechtsverbindliche Dokumente unterschreiben: Finanzgeschäfte, Miet- und Anstellungsverträge, Handelsregistereintrag, Amtshandlungen etc.

Korrespondenzen ohne rechtliche Wirksamkeit, können auch von anderen Personen unterschrieben werden: Informationen, Korrespondenz, Einladungen etc.

Die Zeichnungsberechtigung muss in den Statuten im Prinzip geregelt werden. Es empfiehlt sich, die Berechtigung zu zweien (Kollektivunterschrift) zu regeln.

Ermöglichen die Statuten, dass der Vorstand die Zeichnungsberechtigung selber regeln kann, muss bei der Bank oder der Post der Protokollauszug vorgewiesen werden, aus dem hervorgeht, welche Personen unterschriftsberechtigt sind.

Ist ein Verein im Handelsregister eingetragen, sind die Zeichnungsberechtigten namentlich aufgeführt.

Um die Geschäfte gegebenenfalls einfacher abzuwickeln, können an die bestimmte Personen Vollmachten erteilt werden. Die Verantwortung bleibt aber bei der unterschriftsberechtigten Person.

Für sich wiederholende Abläufe und Tätigkeiten, z. B. die Planung und Durchführung der Jahresversammlung, des Jahresberichts oder einer Sitzung, sind Checklisten hilfreiche Arbeitsinstrumente.

Sind sie einmal erstellt, können sie immer wieder verwendet und angepasst werden.

Delegieren heisst, eine Aufgabe von einer anderen Person oder einer Gruppe ausführen lassen.

Ein Vorstand kann zum Beispiel Aufgaben an Arbeitsgruppen, an einzelne Mitglieder des Vereins oder an eine Geschäftsstelle delegieren.

Mit den Aufgaben sollen auch die entsprechenden Befugnisse (Kompetenzen) und die Verantwortung dafür delegiert werden, auch wenn die Gesamt- oder Letztverantwortung beim Vorstand bleibt.

Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander.

Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen.

Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle.

Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.

Wo sich mehrere Menschen zusammenschliessen, um gemeinsam etwas zu erreichen, ist es hilfreich, ihre Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären.

Das kann mit einer Funktionsbeschreibung, einem Zuständigkeitsreglement oder einem Pflichtenheft geschehen. Darin wird definiert, wie die entsprechende Funktion heisst, welchem Gremium oder Bereich die damit betraute Person angehört, welches ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind und wem sie über ihre Arbeit zu berichten hat, d. h., wer die vorgesetzte Stelle ist.

In einem Funktionendiagramm sind alle in der Organisation vorhandenen Funktionen aufgeführt

Mit der Geschäftsordnung gibt sich der Vorstand ein Reglement, das seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, der Ressorts und des Gesamtvorstands definiert.

Die Geschäftsordnung kann je nach Statuten auch von der Mitgliederversammlung erlassen werden.

Die Get it Done Session ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich trifft, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen.

Vor der Get it Done Session werden Aufgaben gesammelt und der zeitliche Rahmen festgehalten.

Mögliche Aufgaben für eine Get it Done Session mit dem Vorstand könnten sein, ein Budget erstellen, einen Versand erledigen, ein Archiv aufräumen, Social Media Kampagne planen usw.

Eine Get it Done Session kann online oder vor Ort stattfinden.

Dauer mindestens 2 Stunden oder länger.

Kanban ist eine einfache (japanische) Planungsmethode, die die Erledigung von Arbeiten und die Zusammenarbeit erleichtert.

Kanban macht einzelne Schritte und Aufgaben sichtbar und hilft, Missverständnissen vorzubeugen und keine Aufgaben «zu vergessen».

Für Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen analogen oder digitalen Board, auf dem jede Arbeit auf einem Post-it erfasst ist, welches dann im Lauf des Arbeitens links (to do) nach rechts (done) bewegt wird.

Gemeint ist die Zuständigkeitsverteilung zwischen Mitgliederversammlung und Vorstand sowie zwischen Vorstand und Geschäftsstelle oder Betrieb.

Auch für Ressorts im Vorstand, ist es sinnvoll, neben Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die Entscheidungsbefugnisse zu beschreiben.

Dazu gehören die Beschreibung der Tätigkeiten und die Berechtigung, Geld in einem bestimmten Betrag zu verwenden, sowie die Verpflichtung, den Vorstand darüber zu orientieren (Berichterstattung).

Die Kompetenzordnung kann in einem Reglement festgehalten werden. Die Verantwortung für die Tätigkeiten in den einzelnen Ressorts liegt immer auch beim Gesamtvorstand.

Das Organigramm zeigt auf, wer in welcher Position und Funktion für den Verein tätig ist.

Es macht die Unterstellungsverhältnisse und die Bereichszugehörigkeiten sowie die Beziehungen unter den Organisationseinheiten grafisch sichtbar.

Der Vorstand ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Dazu gehört auch eine zweckmässige Struktur und Organisation für die Bewältigung der Vereinsaufgaben.

Viele Vereine richten ein Sekretariat oder eine Geschäftsstelle ein, sofern die Mittel es erlauben und die Geschäftslast im Vorstandsamt nicht zu bewältigen ist.

Grossvereine schaffen Untereinheiten mit unterschiedlich ausgeprägten Kompetenzen.

Es gibt Verbände mit Sektionen auf lokaler und/oder kantonaler Ebene und einem Dachverband auf Bundesebene.

Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen.

Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).

Die Retrospektive ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich nach Abschluss eines (Teil)-Projekts für einen kurzen Rückblick trifft.

Im Zentrum steht ein Austausch darüber, wie es gelaufen ist, was man gelernt hat und für das nächste Projekt anpassen will.

Eine Retrospektive kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer mindestens eine Stunde.

Social Media (Soziale Medien) bezeichnen digitale Medien und Technologien, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu erstellen.

Die zurzeit bekannteste Social Media-Plattform ist Facebook. Dazu gehören aber auch Dienste wie google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsapp.

Der Vorstand kann sich für die Organisation seiner Vorstandsarbeit eine Verfahrensordnung geben oder ein Geschäftsreglement. Diese regeln und erleichtern die Zusammenarbeit.

Verfahrensordnungen oder Reglemente können für sämtliche Gremien oder Organe des Vereins erstellt werden.

Der Vorstand entscheidet in der Regel mit einfachem Mehr der anwesenden Vorstandsmitglieder.

Für ganz wichtige Entscheidungen können die Vorstandsmitglieder das Konsensprinzip (Einstimmigkeit) anwenden.

Im Vorstandsreglement oder in den Statuten kann festgehalten werden, was bei Stimmengleichheit geschieht oder was passiert, wenn nur ein Teil der Vorstandsmitglieder anwesend ist.

In der Regel hat die Präsidentin, der Präsident bei Stimmengleichheit den Stichentscheid.

Vorstandsmitglieder arbeiten oft viel und unentgelltlich. Es ist daher wichtig, nicht nur die Mitglieder, sondern auch den Vorstand zu pflegen.

Eine gute Sitzungs- und Anerkennungskultur kann unterstützend und motivierend sein.

Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet.

In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert.

An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.

Vorstandsbeschlüsse können an einer Sitzung gefasst werden oder in Form eines Zirkularbeschlusses, bei dem alle Vorstandsmitglieder mit ihrer Unterschrift Zustimmung oder Ablehnung ausdrücken.

Im Zeitalter der E-Mails wird die Unterschrift durch einen zustimmenden oder ablehnenden Satz oder entsprechende Kreuze ersetzt.

Verlangt ein Vorstandsmitglied eine mündliche Diskussion, so muss diese gewährt werden.

Zirkularbeschlüsse sind nur gültig, wenn die Statuten dies erlauben.

Zusammenarbeit heisst, Dinge zusammen zu machen: etwas erledigen, erreichen, bewirken.

Jede Zusammenarbeit wird durch drei «Faktoren» bestimmt: Die einzelnen Individuen (ICH), die Gruppe (WIR) und das Thema, an welchem gearbeitet wird.

In einer guten Zusammenarbeit halten sich die drei Faktoren die Waage, keiner kommt zu kurz.

Es ist sehr hilfreich, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist, d. h., wenn es eine klare Kompetenzregelung gibt.

Das bewährt sich nicht nur für die Aufgabenverteilung im Vorstand und bei den Ressorts, sondern auch zwischen dem Vorstand und der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder dem Betrieb.

Eine klare Kompetenzordnung beugt Konflikten vor.

1. Der Vereinsvorstand

Der Vereinsvorstand ist für folgende Aufgaben verantwortlich:

Umsetzung der Vereinsziele: Der Vorstand ist das Exekutiv- und Führungsorgan des Vereins, quasi die „Geschäftsleitung“. Er ist verantwortlich für die gesetzes- und statuten- konforme Führung der laufenden Geschäfte und die Umsetzung der Ziele des Vereins. Er vollzieht die Beschlüsse der Vereinsversammlung, plant, organisiert, entscheidet, delegiert und kontrolliert die Vereinsarbeit.

Finanzen: Der Vorstand ist verantwortlich für den ökonomisch sinnvollen Einsatz der finanziellen Mittel des Vereins und für Transparenz gegenüber den Mitgliedern. Das Gesetz verpflichtet den Vorstand zur Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins sowie über das Vereinsvermögen. Die Statuten bestimmen die Zeichnungsberechtigung des Vorstands. Empfehlenswert ist eine Regelung zu zweien (d.h. Dokumente, welche Rechtsgeschäfte betreffen, werden immer von zwei Vorstandsmitgliedern unterschrieben).

Kultur: Der Vorstand prägt die Vereinskultur, d.h. die Art des Umgangs miteinander, wie die Vorstandsmitglieder miteinander kommunizieren, welche Wertvorstellungen wichtig sind. Wesentlich für die Vereinskultur ist auch die Art und Weise, wie der Vorstand die Mitglieder informiert und mit diesen kommuniziert.

Vertretung gegen aussen: Der Vorstand vertritt den Verein gegen aussen und kann im Namen des Vereins Rechtsgeschäfte abschliessen. Er informiert die Öffentlichkeit, gibt Stellungnahmen ab und kann notfalls im Namen des Vereins Gerichtsprozesse führen.

Weitere Befugnisse: Die Vereinsstatuten können dem Vorstand weitere Kompetenzen übertragen, zum Beispiel Aufnahme oder Ausschluss von Mitgliedern oder die Befugnis, Reglemente zu erlassen etc. Ansonsten gelten die im Gesetz geregelten Kompetenzen der Mitgliederversammlung (ZGB Art. 64 – 65).

Anzahl Vorstandsmitglieder: Die Anzahl der Vorstandsmitglieder soll ein effizientes Arbeiten und eine gute Sitzungs- und Kommunikationskultur ermöglichen und die Arbeitsbelastung optimal verteilen. Je nach Verein (zum Beispiel in einem Verband) sind auch die Vertretungen von bestimmten Gruppierungen, Regionen, Trägerschaften etc. zu berücksichtigen. In der Praxis bewähren sich Vorstände in der Grösse von 3-7 Personen. In Kleinstvereinen kann die Vereinsversammlung identisch sein mit dem Vorstand.

Ressorts: Wie der Vorstand zusammengesetzt ist resp. welche Ressorts darin vertreten sind, ist gesetzlich nicht geregelt. Das Gesetz hält fest: „Der Vorstand hat das Recht und die Pflicht, nach den Befugnissen, die die Statuten einräumen, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und den Verein zu vertreten.“ (ZGB Art. 69) Jeder Verein kann also selber bestimmen, wie der Vorstand organisiert sein soll. Die Statuten regeln entweder, dass die Vorstandsmitglieder in ihren Funktionen gewählt werden, oder dass der Vorstand sich selber konstituiert. Letzteres bedeutet, dass der Vorstand die Verteilung der Ressorts und Arbeiten selber vornimmt.

Zusammensetzung: Der Vorstand besorgt seine ihm übertragenen Aufgaben grundsätzlich als Kollegialgremium. Idealerweise sind im Vereinsvorstand verschiedene Kompetenzen und unterschiedliches Fachwissen vertreten. Ganz entscheidend für alle Vorstandsmitglieder sind der Wille zur Zusammenarbeit und eine gute Diskussionskultur. Um Traditionen nicht einfach über Bord zu werfen, aber trotzdem zeitgemäss und innovativ zu bleiben, ist es sinnvoll, im Vorstand bewahrende und innovative Kräfte zu vereinen. Im Sinne der Kontinuität sollte darauf geachtet werden, dass das Gremium sowohl aus erfahrenen wie aus immer wieder neuen Vorstandsmitgliedern besteht.

2. Die Ressorts

Präsident

Das Gesetz weist dem Präsidenten, der Präsidentin keine ausdrücklichen Kompetenzen zu, nur dem Vorstand als Ganzem. Der Präsident / die Präsidentin hat vom Gesetz her also nicht mehr Befugnisse als die übrigen Vorstandsmitglieder. Trotzdem bewährt sich der Praxis folgende Aufgabenverteilung. Die Präsidentin, der Präsident repräsentiert den Verein gegen innen und aussen.

Die wichtigsten Aufgaben der Präsidentin / des Präsidenten:

• Koordiniert die Vereinsgeschäfte, d.h. er oder sie bereitet die Vorstandssitzungen und die Mitgliederversammlungen vor, beruft sie ein und leitet sie.

• Legt in der Hauptversammlung einen Jahres- oder Rechenschaftsbericht vor, worin über die wichtigsten Aktivitäten des Vereins und des Vorstands informiert wird.

• Initiiert Projekte und entwickelt Visionen.

• Führt auseinanderstrebende Gruppierungen innerhalb des Vereins zusammen. Vermittelt bei Streitigkeiten.

• Vertritt und repräsentiert den Verein gegen aussen und führt Verhandlungen mit aussenstehenden Personen, Organisationen oder Gremien.

• Schliesst im Namen des Vereins Verträge ab.

Anforderungsprofil

• Führungsgeschick, teamorientierter, kooperativer Führungsstil

• Organisationstalent, behält Überblick

• Kommunikationstalent, findet leicht Zugang zu anderen Menschen, kann sich gut verständlich ausdrücken

• Vermittlungsgeschick, vermittelt zwischen unterschiedlichen Interessen

• Kritikfähigkeit und Konfliktfähigkeit

Vizepräsidentin

Weil der Vizepräsident, die Vizepräsidentin normalerweise die Stellvertretung für den Präsidenten, die Präsidentin übernimmt, gilt für ihn/sie dasselbe Anforderungsprofil wie für die Präsidentin, den Präsidenten. Das Vizepräsidium kann zudem zusätzliche, spezielle Aufgaben beinhalten.

Manchmal ist das Vizepräsidium eine Art Einführungszeit für die spätere Übernahme des Präsidentenamtes. In diesem Fall gilt es, den Vizepräsidenten, die Vizepräsidentin in alle Aufgaben des Präsidiums einzuführen.

Kassier

Dieses Amt wird je nach Verein unterschiedlich benannt: Kassier, Quästorin, Finanzchef, Säckelmeisterin, Schatzmeister, Rechnungsführerin, Kassenwart sind andere Namen dafür.

Immer aber geht es um die Verwaltung der Finanzen, eine absolute Vertrauensaufgabe.

Je nach Verein wird auch die Mitgliederverwaltung und/oder die Administration vom Kassier,

der Kassierin betreut.

Bei Vereinen, welche die Buchhaltung ausgelagert haben, pflegt die oder der Finanzverantwortliche den Kontakt zur buchführenden Stelle.

Die wichtigsten Aufgaben der Kassierin / des Kassiers:

• Zieht Mitgliederbeiträge und allfällige weitere Gutschriften ein.

• Erledigt den Zahlungsverkehr.

• Verwaltet das Vereinsvermögen.

• Erstellt zusammen mit den Ressortverantwortlichen das Jahresbudget.

• Ist verantwortlich für das Controlling, d.h. den laufenden Vergleich von tatsächlichen Einnahmen / Ausgaben mit dem Budget.

• Informiert den Vorstand regelmässig über die finanzielle Entwicklung des Vereins.

• Erstellt den Jahresabschluss zuhanden der Kontrollstelle und der Vereinsversammlung.

• Überprüft die finanziellen Auswirkungen geplanter neuer Projekte.

• Macht Vorschläge zur Erschliessung neuer Finanzquellen.

• Je nach Grösse und Art des Vereins: Verantwortlich für Steuern, Sozialversicherungen, Versicherungswesen.

Anforderungsprofil

• Ehrlichkeit, Integrität

• Flair für Zahlen, Ordnungssinn

• Buchhalterische Grundkenntnisse

• Präzises Arbeiten, Sorgfalt

Aktuar

Die Aktuarin, der Aktuar ist zuständig für die Protokolle von Sitzungen und Versammlungen.

Diese Funktion wird auch Schreiber oder Schriftführerin genannt.

In vielen Vereinen erfüllt der Aktuar, die Aktuarin die Aufgaben des Sekretariats und führt

auch die Mitgliederlisten.

Die wichtigsten Aufgaben der Aktuarin / des Aktuars:

• Führen des Protokolls bei Sitzungen und Versammlungen.

Anforderungsprofil

• Zuverlässigkeit, Pflichtbewusstsein

• Gute Sprachkenntnisse

• Erfahren im schriftlichen Ausdruck resp. im Verfassen von Texten

• Fähig, aus längeren Diskussionen das Wichtigste herauszunehmen und Beschlüsse genau festzuhalten

• Gewandt im Umgang mit dem PC

Öffentlichkeitsarbeit/Kommunikation

Je nach Art und Grösse des Vereins ist es sinnvoll, die Öffentlichkeitsarbeit einer speziell

dafür vorgesehenen Person zu übertragen resp. ein eigenes Ressort für diese Aufgabe zu

bestimmen.

Die wichtigsten Aufgaben des Ressorts Öffentlichkeitsarbeit:

• Erarbeiten eines Marketing- und Kommunikationskonzepts.

• Umsetzen der Marketing- und Kommunikationsmassnahmen.

• Erstellen resp. Redigieren des Vereinsbulletins.

• Pflege der Vereins-Website.

• Koordination der Medienarbeit.

Anforderungsprofil

• Berufliche Erfahrung im Medien- oder Kommunikationsbereich

• Stilsicherheit

• Gut im sprachlichen Ausdruck

Weitere Ressorts

Jeder Verein kann selber über weitere Ressorts bestimmen.

Je nachdem können weitere Ressorts eingerichtet werden, z.B. Personalführung (für Vereine

mit einer Geschäftsstelle und/oder Angestellten), Mitgliederbetreuung, Umfeld-Beobachtung /

Monitoring (Innovationsforschung), etc.

Beisitzer

Beisitzer werden jene Vorstandsmitglieder genannt, die kein bestimmtes Ressort führen. Sie

können gegebenenfalls Aufgaben überlasteter Vorstandsmitglieder übernehmen.

Auch Beisitzer sollten die gleichen allgemeinen Voraussetzungen erfüllen wie alle anderen

Vorstandsmitglieder:

Anforderungsprofil

• Führungs- und Organisationsgeschick

• Teamfähigkeit

• Begeisterung

• genügend Zeitressourcen

3. Nicht zum Vorstand gehörend – aber trotzdem wichtig

Sekretariat

In kleinen Vereinen werden die Aufgaben des Sekretariats vom Aktuar oder der Kassierin

übernommen. Grössere Vereine führen ein Sekretariat, oft mit angestelltem, besoldeten

Personal. Das Sekretariat untersteht meistens direkt dem Präsidium, manchmal auch dem

Ressort Finanzen / Administration oder Personal.

Revision

Die Buchhaltung des Vereins sollte von Fachleuten überprüft werden, die nicht im Vorstand

tätig sind. Gesetzlich ist die Revision nur vorgeschrieben für Vereine, die eine gewisse

Bilanzsumme aufweisen (ZGB Art. 69b).

Die wichtigsten Aufgaben der Revision

• Kontrolle der Buchhaltung und des Jahresabschlusses des Vereins hinsichtlich Richtigkeit, statutarischer und gesetzlicher Vorschriften.

• Überprüfen der Darstellung des Rechnungsergebnisses mit der Vermögenslage.

• Beratung von Kassier, Vereinsvorstand zu finanziellen Fragen.

• Erstellen eines Berichts und Antrags über die Prüfung der Buchhaltung und der Einschätzung der Entwicklungen der Vereinsfinanzen zuhanden der Hauptversammlung.

• Aufdecken von Unregelmässigkeiten oder Unterschlagungen.

Anforderungsprofil

• Gute Kenntnisse der einfachen und doppelten Buchhaltung

• Bilanzsicherheit

• Genaues Arbeiten

• Erfahrung in buchhalterischer Arbeit

1. Auf klare Rollenverteilung achten

Frau Meier trägt bereits seit Langem eine Projektidee mit sich herum. Zur Realisierung des Projekts gründet sie mit Gleichgesinnten einen Verein und lässt sich als ehrenamtliche Präsidentin wählen. Das macht Sinn, weil sie so mit Sachverstand und viel Herzblut das Projekt lancieren und dank ihrem guten Netzwerk besser Fundraising betreiben kann. Ihre bisherigen Anstrengungen haben schon

Früchte getragen. Sie hat von diversen Stiftungen bereits namhafte Geldsummen erhalten. Das ermöglicht es, eine Projektleitung anzustellen. Inhaltlich liegt es natürlich nahe, dass Frau Meier die Projektleitung übernimmt. Sie tritt deshalb als Präsidentin zurück und wird vom Verein

für die Projektleitung angestellt. Im Vorstand ist sie nur noch mit beratender

Stimme vertreten.

2. Vetternwirtschaft vorbeugen

Ein paar Freunde lancieren gemeinsam ein Projekt, um bei Gleichaltrigen das Bewusstsein für nachhaltigen Konsum zu stärken. Sie gründen einen Verein und besetzen die Vorstandsämter. Ihr Anliegen findet grossen Anklang. Verschiedene Medien interessieren sich dafür, der Verein

wächst rasant. Bald lässt sich Arbeit nicht mehr ehrenamtlich und freiwillig bewältigen,

es braucht eine Geschäftsstelle. Für die aus- geschriebene Stelle bewirbt sich auch die Schwester des Kassiers, eine ausge­ wiesene Fachfrau. Im Auswahlverfahren tritt der Kassier gemäss Artikel 68 ZGB in den Aus- stand, beteiligt sich also weder an der Diskussion noch an der Entscheidungsfindung. Die anderen Vorstandsmitglieder entscheiden sich für eine Bewerberin.

3. Funktionsdiagramme und Aufgabenbeschriebe erarbeiten

Ein Verein der Deutschkurse für Flüchtlinge anbietet, hat für die Kursadministration eine Angestellte mit einem 20%-Pensum engagiert. Als diese kündigt, erklärt sich eines der Vorstandsmitglieder bereit, die administrative Führung als bezahltes Mandat neben ihrer ehrenamtlichen Vorstandstätigkeit zu übernehmen. Bei der Diskussion dieses Traktandums und der Entscheidungsfindung tritt das betreffende Mitglied in den Ausstand. Der Vorstand ist mit der vorgeschlagenen Lösung einverstan- den und gemeinsam erarbeiten sie ein Funktionsdiagramm und detaillierte Aufgabenbeschriebe, in welchen Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten für die be­ zahlte und die ehrenamtliche Tätigkeit klar abgegrenzt werden.

1. Verantwortlichkeiten klären

Daran denken, dass der Vorstand strategische, die Geschäftsführung operative Aufgaben hat.

2. Freiraum schaffen

Für die Geschäftsführung genügend Gestaltungsfreiräume schaffen und entsprechende

Kompetenzen | Befugnisse festlegen.

3. Geschäftsführung wirkt beratend

Die Geschäftsführung ist nicht Mitglied des Vorstands und an den Vorstandssitzungen nur beratend dabei.

4. Informationsaustausch klären

Informations- und Entscheidungswege standardisieren.

5. Kommunikation pflegen

Den Kontakt zwischen Vorstand und

Vereinsmitgliedern durch direkte Kontakte pflegen.

6. Informationen unkompliziert weitergeben

Z.B. regelmässig erscheinendes Infoblatt, Info-Mail oder Newsletter.

7. Familien-Vorstand ist heikel

Ist ein Vorstand mehrheitlich mit Familienmitgliedern besetzt, droht wegen der Ausstandspflicht Beschlussunfähigkeit!

8. Arbeitsrecht beachten

Auch bei kleinen Anstellungspensen müssen Arbeitsrecht | Sozialversicherungsrecht beachtet werden.

In einem Finanzreglement werden Kompetenzen bezüglich Finanzen des Vorstandes oder anderer Organe des Vereins geregelt.

Wenn das Reglement die Kompetenzen des Vorstandes betrifft, muss es von der Vereinsversammlung genehmigt werden. Andere Regelungen können je nach Statuten vom Vereinsvorstand genehmigt werden.

Budgetüberschreitungen

Mögliche Formulierungen im Finanzreglement:

• «Der Vorstand hat die Kompetenz, eine genehmigte Budgetposition um xx Prozent zu überschreiten. Der Gesamtbetrag der Budgetüberschreitungen darf höchstens Fr. x’xxx.- pro Jahr betragen.» (evtl. unterteilt in einmalige und wiederkehrende Ausgaben)

• «Der Vorstand kann in eigener Kompetenz Ausgaben bis höchstens Fr. x’xxx.- pro Jahr zusätzlich zum Budget genehmigen.»

Hinweis: Es macht Sinn, dem Vorstand eine Kompetenz zur Überschreitung des Budgets zu erteilen, da im Vereinsleben oft kurzfristiges Reagieren notwendig ist.

Wenn sich Budgetüberschreitungen abzeichnen, die höher sind als die festgelegten Kompetenzen, ist eine ausserordentliche Vereinsversammlung einzuberufen, die über die Überschreitung zu befinden hat.

Budgetgenehmigung durch die Versammlung

Wenn das Budget durch die Vereinsversammlung genehmigt wird, entsteht eine Grauzone zwischen Jahresabschluss und Durchführung der Vereinsversammlung, während der eigentlich keine Ausgaben getätigt werden dürfen.

Entweder muss das Budget vor Jahresabschluss genehmigt werden (z.B. an einer separaten Budget-Versammlung) oder dem Vorstand sind entsprechende Kompetenzen einzuräumen.

Mögliche Formulierungen im Finanzreglement:

• «Der Vorstand hat die Kompetenz, in der Zeit zwischen Jahresabschluss und Vereinsversammlung anteilsmässige Ausgaben in der Höhe des Vorjahresbudgets zu tätigen.»

• «Der Vorstand hat die Kompetenz, ohne genehmigtes Budget feste Ausgaben wie Saläre, Miete (Positionen definieren) im Rahmen der vorhandenen Mittel zu tätigen.»

Kompetenzen Geschäftsstelle

Mögliche Formulierungen im Finanzreglement:

• «Innerhalb der von der Vereinsversammlung genehmigten Budgetposten entscheidet der Geschäftsleiter / die Geschäftsleiterin bis zu Fr. x‘xxx.- selbst über die Ausgaben.»

• «Für Ausgaben von mehr als Fr. x‘xxx.- ist die Unterschrift des Präsidenten / der Präsidentin nötig.»

• «Die Geschäftsstelle informiert den Vorstand regelmässig über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins.»

• «Budgetüberschreitungen sind dem Vorstand unverzüglich mitzuteilen.»

Hinweis: Analoge Regelungen können für Organisationskomitees, Projekte und Arbeitsgruppen usw. erfolgen.

Weitere Regelungen

Es können auch Regelungen bezüglich Mitgliederbeiträge, Bussen und Entschädigungen in ein Finanzreglement aufgenommen werden.

Gegebenenfalls können Konditionen für die Handhabung, Verzinsung und Rückzahlung von Anteilsscheinen (Darlehen der Mitglieder) im Finanzreglement festgehalten werden.

Mit der Unterschrift bestätigt die unterschreibende Person, dass sie den Inhalt des Dokuments kennt und mit allen daraus entstehenden Rechtsfolgen einverstanden ist.

Mit der Unterschrift wird das Dokument zur Urkunde, ein Schriftstück mit Beweiskraft. Es beweist unter anderem, wer die Verantwortung für Rechte und Pflichten, die aus der

Urkunde hervorgehen übernimmt.

Man kann jemanden zur Vertretung bevollmächtigen. Dann bewirkt die Unterschrift die Verpflichtung und Berechtigung der Person, die sich vertreten lässt. Das gilt auch für den

Verein.

Entsteht für den Verein ein Schaden aus dem Geschäft, welcher auf einen rechtmässig unterzeichneten Vertrag zurückzuführen ist, haftet grundsätzlich der Verein mit seinem Vermögen. Handelte jedoch der Unterzeichnende fahrlässig oder führte er den Schaden gar absichtlich herbei (Verschulden, Art. 41 OR), haftet der oder die Handelnde persönlich.

1. Verschiedene Formen der Unterschriftsberechtigung

Von Vollunterschrift oder Einzelunterschrift spricht man, wenn jemand alle Geschäfte im

Rahmen des Vereins alleine und ohne Rücksprache rechtswirksam tätigen darf. Ist nichts

anderes in den Vereinsstatuten geregelt, so hat ein Vereinsvorstand Einzelunterschrift. Das

heisst, dass jedes Vorstandsmitglied alleine zeichnungsberechtigt ist; mit seiner Unterschrift

also den Verein rechtswirksam berechtigen und verpflichten kann.

Kollektivunterschrift (meist zu zweien) bedeutet, dass ein Vertrag nur gültig ist, wenn er

von zwei Vorstandsmitgliedern unterschrieben ist. Kollektivunterschriften vermindern das

Haftungsrisiko des Vereins und der Vorstandsmitglieder.

Die Unterschriftsberechtigung kann auch eingeschränkt werden, zum Beispiel auf

spezielle Geschäftsfelder, Ressorts oder bis zu gewissen Grenzbeträgen.

Vertritt jemand den Verein, der dazu gar nicht ermächtigt ist, wird der Verein nur verpflichtet,

wenn die Vertretung nachträglich vom zeichnungsberechtigten Vorstand gebilligt wird. Sonst

haftet der Vertretende selbst für den Schaden, der möglicherweise entsteht.

2. Innen- und Aussenwirkung

Grundsätzlich dürfen sich Aussenstehende darauf verlassen, dass die unterschreibende

Person tatsächlich zeichnungsberechtigt ist. Aussenstehenden kann nicht zugemutet

werden, sie die Zeichnungsberechtigung zu überprüfen. Das heisst, die Aussenwirkung einer

Unterschrift ist grundsätzlich immer gegeben. Ist ein Verein im Handelsregister eingetragen,

sind die zeichnungsberechtigten Personen dort namentlich aufgeführt.

Unterschreibt jemand ohne Zeichnungsberechtigung, kann diese Person für ihr Fehl-

verhalten innerhalb des Vereins zur Rechenschaft gezogen werden. Sie haftet für fahrlässig

entstandenen Schaden.

Für das Innenverhältnis, also für das Verhältnis zwischen dem Verein und den Unter-

schriftsberechtigten, gelten alle mündlich oder schriftlich formulierten Beschränkungen der

Vertretung.

3. Praktische Fragestellungen

Konto-Eröffnung bei der Post oder einer Bank: Geht aus den Statuten oder einem

Vorstandsbeschluss hervor, dass alle Vorstandsmitglieder oder Einzelpersonen (Bsp.

Präsidentin/Kassierin) einzeln zeichnungsberechtigt sind, muss eine zeichnungsberechtigte

Person (in der Regel Präsident/in) persönlich das Bank- oder Postkonto eröffnen. Sie muss

dafür einen Personenausweis im Original vorlegen (Identitätskarte, Führerschein). Gilt im

Verein Kollektivunterschrift, müssen je nach Bank einzelne oder alle Zeichnungsberechtigten

zur Kontoeröffnung persönlich mit ihren Ausweispapieren erscheinen. Gleichzeitig sind die

Statuten beizubringen und allenfalls Protokollbeschlüsse, in denen die Zeichnungs-

berechtigungen geregelt sind. Es empfiehlt sich, vorher telefonisch nachzufragen, welche

Unterlagen für die Eröffnung eines Vereinskontos nötig sind, und einen Termin dafür zu

vereinbaren.

Buchhaltung und Unterschriftenregelung: Jede finanzielle Transaktion findet ihren

Niederschlag in der Buchhaltung, was einen entsprechenden Beleg voraussetzt. Ein Beleg

sollte immer von einem resp. bei Kollektivunterschrift zwei zeichnungsberechtigten

Vorstandsmitgliedern mit einem Visum (zur Bestätigung der Einsicht) bestätigt werden. Nur

so kann sich der Kassier / Buchhalter vergewissern, dass die Transaktion auch wirklich gültig

ist.

4. Was soll man in einem Verein am besten tun?

Im Normalfall sind zwei Personen, die Präsidentin oder der Präsident und ein weiteres

Vorstandsmitglied zeichnungsberechtigt. Bei Rechtsgeschäften sollte zwecks Absicherung

und Kontrolle zu zweit gezeichnet werden. Sind die Zeichnungsberechtigten häufiger

abwesend, empfiehlt es sich, einer dritten Person Vollmacht zu erteilen, da ansonsten die

Geschäfte blockiert werden könnten.

Erlischt die Zeichnungsberechtigung einer Person, weil sie aus dem Verein austritt oder sich

sonst zurückzieht, muss rechtzeitig eine Ersatzperson gewählt und dies dem Finanzinstitut

mitgeteilt werden, damit der Verein seine Geschäfte ohne Unterbruch weiterführen kann.

Die Unterschriftsberechtigungen werden in den Statuten generell geregelt:

Einzelunterschriften oder Kollektivunterschriften, allenfalls welche Geschäfte nur von der

Vereinsversammlung entschieden werden können.

Ein schriftliches Unterschriftenreglement legt fest, wer welche Unterschriftsberechtigung

hat. Das Reglement wird vom Vorstand erarbeitet und von der Vereinsversammlung in Kraft

gesetzt. Das Reglement soll sich an den Aufgaben des Vereins orientieren und den Alltag

nicht unnötig verkomplizieren. Betragsgrenzen sind sinnvoll und leicht zu handhaben

(Beispiel: „Vorstandsmitglieder können mit Einzelunterschrift Geschäfte bis zu einem Wert

von CHF 500, mit Kollektivunterschrift bis CHF 10‘000 tätigen. Geschäfte über CHF 10‘000

sind der Vereinsversammlung vorzulegen oder im Rahmen des Budgets vom gesamten

Vorstand zu bewilligen.)

Begriffserklärungen:

• Einzelunterschrift: Ein Vertrag / Auftrag ist rechtsgültig mit einer Unterschrift eines dazu berechtigten Vorstandsmitglieds.

• Kollektivunterschrift: Ein Vertrag / Auftrag ist rechtsgültig mit zwei Unterschriften von dazu berechtigten Vorstandsmitgliedern.

• Prokura: vollumfängliche Vertretungsmacht für alle Geschäfte ausser dem Verkauf / der Belastung von Grundstücken. Wird in kleineren und mittleren Vereinen nicht eingesetzt.

• Handlungsvollmacht: Unterschriftsberechtigung im alltäglichen Bereich der eigenen Tätigkeit (Korrespondenz, Wareneinkäufe oder –verkäufe, Lieferscheine).

• Visum: Kurzunterschrift (Initialen) als Bestätigung, dass der Beleg oder das Dokument zur Kenntnis genommen wurde.

• Allgemeine Korrespondenz: Rein informative, nicht rechtswirksame Dokumente können auch von nicht zeichnungsberechtigten Personen unterschrieben werden.

5. Wo werden die Vertretungen geregelt?

Gesetze

Nach Art. 55 ZGB sind es die Organe – insbesondere die Mitgliederversammlung und der

Vorstand – die für den Verein handeln und diesen dadurch berechtigen und verpflichten. Art.

69 ZGB weist dem Vorstand das Recht und die Pflicht zur Vertretung des Vereins zu, nennt

aber die Statuten als Grundlage für den Umfang dieser Vertretung.

Im Obligationenrecht (OR) sind folgende Themen geregelt: Stellvertretung mit Ermächtigung:

Art. 32 bis 37 OR, Stellvertretung ohne Ermächtigung: Art. 38 und 39 OR, Geschäftsführung

ohne Auftrag: Art. 419 bis 424 OR.

Statuten und Mittel zur Definition der Unterschriftenregelung

Die Statuten können Details zur Unterschriftenregelung beinhalten, müssen dies aber nicht.

Ist dazu in den Statuten nichts geregelt, gelten die gesetzlichen Bestimmungen und diese

sehen den Vorstand als handelndes Organ vor. Die Vereinsversammlung kann jederzeit die

Vertretung des Vereins reglementieren oder für bestimmte Geschäfte und Aufgabenbereiche

bestimmen.

Bestimmen die Statuten, dass der Vorstand die Zeichnungsberechtigung selber regelt, muss

diese Regelung mindestens protokollarisch festgehalten werden. Um Unklarheiten und Streit

zu vermeiden, empfiehlt sich ein schriftliches Unterschriftenreglement.

Spezialvollmacht

Es ist auch möglich, sich nur in einer ganz bestimmten Sache vertreten zu lassen. Dafür

erteilt man dem Vertretenden sachlich und zeitlich klar definiert und begrenzt das Recht zur

Vertretung.